מדריך להקמת עסק

פורסם ב- 7 לנובמבר 2013

הקמת עסק הינו תהליך שדורש הכנה נפשית ומעשית. 70% מהעסקים הקטנים נסגרים בשנותיהם הראשונות, מאחר ובעליהם שגו בהחלטות ובדרך. בכדי למנוע מכם עוגמת נפש ובזבוז כסף רב, יצאנו לבדוק ואיגדנו למענכם, בעלי החלומות לעסק, את מיטב העצות, השיטות והדרכים להימנעות מכניסה לסטטיסטיקה והפיכת החלום למציאות משגשגת. המדריך ימנה שלב שלב, תוך כדי שימת דגש על הימנעות מהמהמורות  וניצול יתרונותיכם, בדרך המפותלת להקמת עסק מצליח בישראל. הדרך אומנם מפותלת, אך היא אינה טמונה במזל ובהצלחה בת יום. אנשים רבים נוטים לחשוב כי עסק מצליח מבוסס ומושתת על כך שמזלו של המצליח האיר לו פנים, אך אין כך הדבר ככל וכלל, ההצלחה בעסק טמונה בתוכנית ובתבנית מסודרת הבנויה משלבים עד להגעה לתוצאה המבוקשת. הקמת עסק מצליח אינה חלום, אלא מציאות ברת השגה. בפרק הראשון של מדריך זה אנו נדון בחלק שנקרא טרום-הקמת עסק. דברים ראשוניים שחשוב לדון בהם עוד לפני שלב ההקמה.

זיהוי ומיצוי יכולת אישית

לפני המחשבה על עסק. לפני כל הפרטים הטכניים, צריך לחשוב, מה אתה אוהב, מה הכישרון שלך, מה מושך אותך. הכי חשוב בעסק בפרט ובחיים בכלל, למצוא ולעשות את מה שאתה אוהב. לכל אדם ישנו הכישרון המייחד אותו, התחום הקרוב לליבו. העסק יצליח, ברגע שתהפוך את מה שאתה אוהב, לעסק! לא יודעים מה אתם אוהבים? תחזרו אחורה בזמן, תבחנו את העשור האחרון, מה עשיתם במהלך התקופה הזאת, מה אהבתם מה פחות אהבתם, במה התגאיתם. הכי חשוב, איזה נושא מעסיק אתכם, או העסיק אתכם ברגעי הפנאי. עכשיו כשכבר יש לנו כיוון כלשהו, אפשר להתחיל בצעדים להפיכת רעיון לעסק משגשג. לכולם צץ פעם או פעמיים רעיון שיכול להצליח ולנחול הצלחה מסחרחרת, אבל ברגע שזה נהפך אמתי אנו מתקפלים. זה הרי נורא מפחיד, להקים עסק, לסכן ולהסתכן. במקום להגיד “אנו מפחדים”, אנו ממציאים שלל תירוצים למה זה לא זמן טוב, למה זה לא אפשרי. בואו נעבור שלב-שלב ביחד ונראה איך התירוצים הללו הופכים ליתרונות.

כסף

הון התחלתי
הגורם העיקרי (או התירוץ) לכך שאנשים לא פותחים עסק. תקציב מועט הוא אינו קללה, להפך! בתקציב קטן, היכולות שלך מגיעות למקסימום קצה היכולת. תקציב קטן יכול למנף את הרעיונות ואת היצירתיות ולהפוך אותך מבעל עסק בינוני לבעל עסק מצליח.
הוצאות התחלתיות
בהתחלה, אל תחפשו על מה להוציא כסף, אל תקנו דברים בלי סוף, אל תיקחו הלוואה מטורפת ותשקעו בחובות, תתחילו קטן ופשוט, הענין הוא ליצור הכנסות ומינימום הוצאות. המוטו הוא לא ליצור הוצאות גדולות בשלב ההקמה. עסק, הוא דבר צומח. הוא לא נבנה ועומד תוך יום. אל תבזבזו כסף רב בהקמה, תתחילו לאט, סעיף אחר סעיף בהתאם לחלומות שלכם, אך בקצב איטי. הוצאות גדולות, בזמן הקמת החנות, מחבלות בעסק שלך. ההוצאות גדולות ולכן גם הסיכון גדל!
עסק מצליח אינו בהכרח עסק המושקע במאות אלפים, עסק מצליח הוא עסק שמושקע בכישרון ויצירתיות. הכלל החשוב ביותר וההבנה הבסיסית שצריכה להוביל אתכם בבנייה ותפעול העסק היא: עסק שאינו מכניס- הוא עסק מפסיד!.
איך עושים זאת? ריכזנו מספר טיפים שנמצאו היעילים ביותר:
1.הימנעו ככל הניתן מתשלומים עתידיים כמו צ’ק או אשראי. עסק צעיר אינו יכול להרשות לעצמו לטפח תקוות על הכנסות עתידיות. עסק בצמיחה חייב הכנסות זמינות ומידיות.
2.גובה הכנסות לעולם גבוה מההוצאות. ההכנסה יכולה להיות גם שקלים אחדים, העיקר שתהיה הכנסה.
3.מראש לא להיכנס לעסקאות שתפסידו עליהם, תלמדו להעריך נכון הוצאות אל מול תפוקה והכנסה.
4.אל תתפנקו ותפנו להעסיק עובדים כשהעסק עוד בן יומו, נסו לחסוך הוצאה זו, אלא אם כן העסק גדל ונדרשות ידיים נוספות. נסו לעשות כמה שניתן בכוחות עצמכם, עסק בגדילה דורש אנרגיות רבות- אל תתעצלו.
5.זמן= כסף. למדו לנצל ולנהל את הזמן בצורה מיטבית, ורכשו לעצמכם דרך עבודה שיטתית ויעילה, כשתלמדו לעבוד ביעילות ובשיטתיות, תגלו שניתן להכניס כסף נוסף בזמן קצר.
6.כשהעסק בגדילה, השתדלו לשמור על מחירים אטרקטיביים- מחיר שכמובן גבוה מהעלות, אך נמוך מהמתחרה- לעיתים זה לא יצליח מאחר והמתחרה בעל גב כלכלי ויכול לספוג הפסדים- במידה וזה המצב, אל תיכנסו לעימות שתוכלו להפסיד ממנו. שימרו על מחיר נמוך שאין בו הפסד.  

בנייה ופיתוח תשתית
בחירה ואיתור של מיקום פיזי בו העסק יתקיים. יש לקחת בחשבון מספר דברים בבחירת המיקום:
1.האם האוכלוסייה אליה אנו מכוונים בעסק נמצאת במקום?
2.האם האזור יקר?
3.האם נדרשים אישורי עירייה או אישורי בטיחות כאלה ואחרים- ומה העלויות של אישורים אלו.
קחו את הפרמטרים האלו וכך תוכלו להחליט בצורה טובה יותר היכן כדאי להתמקם. אל תיקחו את המקום הכי יקר מתוך מחשבה כי הוא יכניס לכם הרבה כסף. אם החנות שלכם תהיה טובה, אנשים לא יוותרו גם אם היא לא בלב ליבה של העיר. דבר נוסף לבניית תשתית, בררו על ספקים וחומרי גלם, תבואו מוכנים לשטח עם ידע נרחב על עלויות ואנשי קשר.

חקר שוק

זיהוי צורך
החנות שלכם עונה על צורך מסוים. השתדלו שהחנות תענה על צורך בסיסי- אכילה, שתייה, שינה, ביטחון, אהבה, הערכה וכו’. צרכים בסיסיים נרכשים לעיתים קרובות יותר ובאופן אוטומטי. כך הבטחתם לעצמכם קהל יעד רחב ונכנסתם לרשימות הקניות האוטומטיות שהאדם מבצע. במידה והחנות שלכם עונה על צורך שאינו בסיסי, אתם מוכרים מותרות. אנשים אינם צרכני קבע של מותרות, אלו קניות חד פעמיות- ועלייכם לקחת זאת בחשבון.

היצע וביקוש
לא צריכים להיות כלכלנים דגולים בשביל להבין שבכלכלה ובעסקים- הכל סובב סביב היצע וביקוש. שתי מילות המפתח לעולם העסקים. היצע, הוא כמות המוצרים ו/או השירותים בשוק. ביקוש, הוא מידת הדרישה למוצרים ו/או השירותים בשוק. ברגע שהבנו את כמות המוצרים שקיימים, את כמות המתחרים שלנו, ויצאנו ובדקנו את כמות הצריכה והדרישה בשוק הזה- אז ורק אז- ניתן להגיע להחלטות בנוגע לעסק ולמוצריו. 
איך עושים זאת?
1. תמעיטו בחשיבות דעת הקהל. צאו, תבררו, תשאלו, תתעניינו- לכו לצרכנים, תשאלו אותם מה חשוב להם ומה פחות- כך תוכלו לייצר מוצרים/חנות שתואמים במדויק את רצונות צרכניהם.
2. תמעיטו בחשיבות המתחרים. גם כאן חשוב מאוד לצאת ולברר, אם הם חזקים/ מצליחים מה יתרונותיהם וחסרונותיהם.
3.צרו תמונת מצב של השוק, האם השוק רווי- ועדיף לנטוש אותו, האם השוק בצמיחה או דעיכה, האם זה הוא שוק שכדאי להיכנס אליו או שהוא מוגדר ‘מיטה חולה’ ועדיף להתרחק?

תוכנית עסקית

בניית תוכנית עסקית היא הכרחית לבניית עסק. היא עוזרת למקד ולהגדיר את תהליך הבנייה והתפעול בצורה בהירה ומובנת. בתוכנית העסקית מגדירים ובונים מודל עסקי, אומדים את ההכנסות והוצאות העסק, מגדירים קהל יעד, עורכים היכרות מקיפה עם השוק והמתחרים ומתכננים השקעות לטווח הקרוב והרחוק. לכן, חשוב מאוד להקדיש זמן ומחשבה בבניית תוכנית זו. ישנן שתי דרכים לכתיבת תוכנית עסקית-

הראשונה, לפנות לחברה המתמחה בכתיבת תוכניות עסקית.
השנייה, לכתוב בעצמנו.
מחיפוש קצר באינטרנט מצאנו אתר שיכול מאוד לסייע לכם במידה והחלטתם לכתוב בעצמכם- ‘תכנית עסקית-עשה זאת בעצמך’

עשה ואל תעשה
אל תעשה:
1.אל תהיו מקובעים. מובן שאתם בטוחים בשלמות הרעיון, אך אל תדחו כל הצעה או רעיון לשינוי, היפתחו לשמוע דברים, ובעיקר תהיו פתוחים לבחון את העסק ומוצריו בעיניים בוחנות.
2.אל תקבעו קביעות לא מבוססות. חושבים שתכניסו מיליונים בשנה הראשונה? תסבירו, איך הגעתם למספרים האלו.
3.תשאירו את הסיסמאות בבית, התוכנית העסקית אינה מיועדת למכור את המוצר. רוצים לשווק את המוצר שלכם? כתבו תוכנית עסקית חזקה ואמינה שלא מושתת על סיסמאות שחוקות ללא תוכן.
4.אל תתעלמו מתזרים המזומנים, ציינו ופרטו את תזרים לאחר מס והתאמות כאלה ואחרות (הון חוזר, השקעות וכדומה).
5.אל תתעלמו מניתוח שוק, הרחיבו על המתחרים כך תוכלו למצוא ולהבין את נקודות החוזקה והחולשה שלהם ביתר שאת.
6.אל תהיו אופטימיים לגמרי, התוכנית העסקית אינה המקום להנחות הבנויות על תקוות- אלא על מציאות נטו.
7.אל תשמשו במונחים גבוהים מדי, או לחילופין אל תשמשו בשפת רחוב.
8.אל תמחזרו תכנים, זה משדר שנגמרו לכם המילים, עדיף בלי.
עשה:
1.בצעו מחקר שוק מקיף ומהימן.
2.השתמשו בנתוני אמת הנגזרים מהמחקר.
3.בדקו היטב- למי אתם פונים, מי הוא קהל היעד. אספו כמה שיותר נתונים עליהם, הם יעזרו לכם בהמשך הדרך (ר"ע מיתוג).
4.תכננו את לוח הזמנים בקפידה יתרה, הניחו בצג את המשקפיים הורודים, חשבו את הזמן בחוכמה ותהיו ראליים.
5.התנסחו באופן בהיר.


בירוקרטיה
שלב א

תחילה בדקו לאילו קטגוריות אתם משתייכים:
עוסק יחיד
עוסק פטור – הכנסות עד ל 77,993 ₪ בשנה.
עוסק מורשה – הכנסות מ 77,993 ₪ בשנה.
חברה בע"מ:
חברה פרטית – כוללת 2-50 בעלי מניות, המנוהלת על ידי לפחות איש אחד הנבחר באסיפה כללית.
חברה ציבורית – כוללת מינימום שבעה בעלי מניות, המנוהלת על ידי לפחות שני אנשים הנבחרים באמצעות פרוצדורה המעוגנת בחוק.
ניתן להגדיר את העסק גם ע"י הקריטריונים הבאים:
עסק מסחרי – קניית מוצרים ומכירתם.
עסק שירותי – עסק המספק שירותים שונים.
עסק יצרני – עסק בעל אופי יצרני.
עסק – ארגון שמטרתו לייצר רווח לבעלים שלו.
מלכ"ר/עמותה – מוסד ללא כוונות רווח.
אגודה שיתופית/קואופרטיב.
שלב ב
לעסקים שאינם עוסק פטור-  יש לפתוח תיק במשרדי המע"מ (מס ערך מוסף).
ניתן לפתוח את התיק באופן עצמאי או באמצעות רואה חשבון.
שלב ג
פתיחת תיק במשרדי מס ההכנסה. ניתן לפתוח את התיק באופן עצמאי או באמצעות רואה חשבון.
שלב ד
פתיחת תיק במשרדי המוסד לביטוח לאומי. ניתן לפתוח את התיק באופן עצמאי או באמצעות רואה חשבון.
שלב ה
פתיחת חשבון בנק, עוסק פטור/מורשה- בעלי עסק יכולים לנהל את העסק דרך חשבונם הפרטי ואינם מחויבים לפתוח חשבון נפרד.  

שותפים כדאי או לא

בחן את עצמך, האם אתה מחפש שותפות מסיבות כלכליות? מקרבה משפחתית? מפחד? מחוסר ביטחון? מתוך רצון לחלוקה בנטל? אלו סיבות מובנות אך בשביל למנוע תקלות בהמשך, כדאי לבטל מחשבות אלו ולהתחיל לחשוב באופן נקי, נטול פחדים ואינטרסים שיובילו אותך לקבלת החלטות נכונות. בבואך לקבל החלטה זו חשוב- האם אתה באמת זקוק לשותף? תתחשב בנתונים כמו- גודל העסק, גובה ההכנסה, גובה המשכורת, גודל ההשקעה הצפויה בעסק והפרמטר המשפיע ביותר, האם יש לך את התכונות הנדרשות בכדי לנהל עסק עם שותף: חלוקת אחריות, קבלת החלטות בזוג וכדומה. 

במידה וקיבלת החלטה להיות חלק משותפות, חשוב מאוד לברר את ציפיותיו של כל אחד מהעסק על כל פרטיו השונים,  וליצור מסמך שיהווה מסמך תיאום ציפיות. מלבד זאת, חשוב ליצור מסמך נוסף, שיהווה הסכם שותפות, בו יפורטו השקעותיו של כל צד בעסק ופרטים מעין אלו. חלקו והגדירו לפני תחילת העבודה המשותפת- מהו תפקידו של כל צד ומהן סמכויותיו.

חשיפה ופרסום


הפרסום הנכון ביותר לעסק בגדילה הוא אינו פרסום אלא חשיפה, “פרסום” מפה לאוזן. במידה ואכן עקבתם אחרי הקריטריונים שהצבנו עד כה, מחיר המוצר שלכם הוא גבוה ממחיר העלות אך זול מהמתחרה, אנשים ממהרים לקנות ולספר לחבריהם וכך נוספים עוד ועוד קונים, וגדל מספר האנשים שמכירים אתכם. אל תיבהלו מכך שאתם מוכרים מוצרים רבים במחירים נמוכים מדי, החשיפה שמסע זה העניק לכם חשובה יותר מכל דבר אחר- ותהווה הכנסות רבות ורווח גדול. זהו בדיוק ההבדל בין פרסום לחשיפה, כרגע אנו שואפים לחשיפה רבה ולא לפרסום. פרסום, הוא הוצאה רבה של כסף, אך חשיפה היא בחינם ומופצת לכל עבר. יתרונות החשיפה רבים מיתרונות הפרסום, חשיפה עוברת מפה לאוזן ועל כן היא אמינה יותר ומשתרשת עמוק יותר בלב הנחשפים, פרסום מנגד, אינו אובייקטיבי ואינו נתפס כאמין בעיניי הלקוחות. מאחר ופרסום הוא כלי תקשורתי יקר, בחודשים הראשונים של החנות- זה נכנס לקטגוריית מותרות ובזבוז.

לקוחות

כיום העבודה הנעשית על מנת למשוך לקוחות אליך, קשה מבעבר, בדור האינטרנט בתוך שניות אחדות ניתן למצוא מוצרים ומתחרים רבים. לכן צריך לשוב כיצד נלכוד את עינו של הלקוח אלינו.

בידול
מה מייחד את העסק שלך. איך העסק שלך ‘מבודל’ משאר העסקים הפועלים בשוק. זה יכול להיות מחיר, סוג חומר, ערך מוסף וכדומה. כשנבין את הייחוד שלנו, את הבידול שלנו, נוכל ליישם את הבידול על זה בכל פעולותינו, ולהבליט ככל האפשר- בפרוספקטים, בחלון הראווה, באתר, אפילו בלוגו.

מיתוג
הוא הפלטפורמה התדמיתית של העסק שלך. ניתן אפילו לומר שהוא הפנים של העסק. המיתוג צריך לשקף את הערכים של העסק ביחד עם ההבנה של פלח השוק אליו הוא פונה. המיתוג צריך להשתקף בכל הדברים היוצאים מטעם העסק- לוגו, אתר, נייר המכתבים, עיצוב החנות וכו’. 

שירות ושימור לקוחות


בין הנקודות החשובות ביותר במדריך זה. תבנו מערכת יחסים עם לקוחותיכם. מערכת יחסים טובה תוליד רווחים עכשוויים, חשיפה והכנסות עתידיות. התנהגו לכל לקוח, כמו שהיית מצפה שיתנהגו אלייך. מילות המפתח בשירות לקוחות הם: אדיבות, מסירות, אמינות ועקביות.
חשוב לזכור:
1.הלקוח תמיד צודק. זוהי אינה קלישאה, תלכו לקראת הלקוח כמה שניתן.
2.תהיו קשובים לצרכים ולבעיות,  תהיו פתוחים לקבל משוב, תוכלו להפיק מכך לקחים ולשרת אותם טוב יותר.
3.תהיו רגישים ללקוחות שלכם, תנו להם את הכבוד המגיע אליהם.
4.במידה ולקוח נפגע כתוצאה מדבר כזה או אחר, התנצלו בפניו ופצו אותו. אל תפנו גב לקושי, עצם ההתייחסות וההשתדלות עלולה לגרום לו רצון להישאר קרוב על אף המקרה.
חשוב שכל איש שנכנס לחנות- יצא מרוצה ומחויך. לקוחות מרוצים נהפכים להיות לקוחות קבועים. לקוחות קבועים הם ה"ערוץ" הפצה הטוב ביותר.

טיפים כלליים לדרך:

1.תשתמשו במה שכבר יש לכם! לכולנו יש משאבים כאלו ואחרים, נצלו אותם לטובת העסק.
2.תחשבו חסכוני
3.תפעלו ביעילות
4.תעדיפו את הפשוט על פני המסובך. עסקים הבנויים בצורה מסורבלת-מרווחים פחות.
5.תהיו עם יד על הדופק, תמיד תבדקו את מצב המתחרים.
6.תהיו זמינים בכל עת, בייחוד ללקוחות. אם לא תספקו פתרון יעיל ומהיר ללקוח- הוא יחפש במקום אחר.
7.הכי חשוב לא להתאכזב ולא לפחד, הצלחות לא קורות בן רגע, אלא נבנות בכל יום מעט.
8.תתמקצעו בתחומכם, השקיעו בלימוד התחום עד בוריו.
9.אל תתפטרו מהעבודה עדיין! זה יוסיף לחץ כלכלי רב, עסק בחיתוליו אינו מכניס מספיק כסף בכדי שתתאפשר לכם לגיטימציה זו.
10.אל תיכנסו לחובות, חובות גוררים איתם חובות נוספים.
11.בעסק מסודר ומאורגן אין מקום לטעויות, בעוד שאי סדר מוביל לבזבוז זמן ואף כסף.
12.תשאבו השראה מעסקים גדולים ומצליחים, גם בתחומכם וגם בתחומים אחרים.
השתמשו ויישמו את הנקודות שהעלנו במדריך ותווכחו בהבדל. בהצלחה